Miről ismerszik meg egy jó asszisztens? Szerencsére az emberek nagy része már nem sztereotípiákban gondolkodik, és nem a térd és a kávé szavak jutnak az eszükbe a titkárnő szó hallatán , hanem egy valódi segítő jobb kéz alakja bontakozik ki a 21. század munkavállalói ködében.
Az csak hab a tortán, hogy asszisztensből már virtuális is létezik.
De milyen egy jó asszisztens?
Alapvető tulajdonsága a megbízhatóság, a jó kommunikációs készség, hatékony időbeosztásra való képesség, hatékony munkavégzés és még sorolhatnánk, melyek egy virtuális asszisztensre éppúgy jellemzőnek kell , hogy legyenek.
Lássuk csak az előbb felsorolt, pár tulajdonságokat kicsit részletesebben.
Megbízhatóság
Elképzelhetetlen veszteséget tud okozni egy megbízhatatlan asszisztens vagy VA (virtuális asszisztens rövidítése), aki egyszer csak eltűnik. Nem fogadja a hívásokat vagy e-maileket, és úgy általában elrontja az egész rendszer működését. A professzionalizmus a legfontosabb ebben az iparágban, így ha egy ügyfél felhívja, akkor visszahívja őt, ha kap egy e-mailt, válaszol! Nem kell azonnal, de mihamarabb de legkésőbb ugyanazon a napon! A megfelelő Virtuális asszisztens kiválasztásánál fontos referenciákat kérni előző kliensektől, de a hosszabb, személyes elbeszélgetés is fényt deríthet néhány alaptulajdonságra.
Jó kommunikációs készség
Az első pontból kiindulva tudnod kell, hogy működik hatékonyan egy asszisztens munkája, milyen információkra van szükség a munkavégzéshez. Kérdések és válaszok feltétele, megadása, a pontos és egyértelmű kommunikáció alapja. Itt természetesen nem arról van szó, hogy valaki Szókrateszként szónokoljon, de az alapvető illemszabályoknál (kérem, köszönöm, jó napot ) mindenképpen bőven tudjon többet.
Time management
Bár a kutatások azt mondják, hogy jobb, ha csak egy dologra összpontosítunk, de az élet mindig felülírja ezeket a mondásokat, hiszen, aki vállalkozik , sosem teheti meg, hogy csak egy feladatra összpontosít. Vagy ritka, mint a fehér holló. Egy virtuális asszisztens figyelme azonban elsősorban az ügyfélé. Érte, az ő sikeréért is dolgozik. Ezért nagyon fontos számára is, hogy megkönnyítse a mindennapokat, például a time management módszerével.
Feladatok és az idő hatékony beosztása, naptár használata, eltérő fontosságú feladatok különböző színnel való jelölése. Ha megismeri a szokásokat , hatékonyan tudja beosztani a passzív és az aktív szakaszokat - és a többi trükk, melyekkel egy tapasztalt asszisztens rendelkezik.
Hatékonyság
Azt mondják, ha egy VA nem tud megoldani egy feladatot, akkor nem jól dolgozik. (na jó ez egy kicsit túlzás) Technikai kérdések merülnek fel, melyek könnyen megoldhatók egy kis utánajárással? Egy asszisztens nem Yoda, de fejlődik, utánanéz, olvas, és a „GUGLI” is nagyon jó barátja.
Mit gondolnak a vállalkozók, ügyfelek, partnerek?
Megkérdeztem pár vállalkozó partnerünket, hogy mely tulajdonságokat tartotta fontosnak a virtuális asszisztens kiválasztásánál:
- Jó kommunikátor
- Rugalmas
- Megbízható / következetes
- Sokoldalú / alkalmazkodó
- Magabiztos
- Találékony
- Szervezett
- Megértő / empatikus / toleráns /
- Megbízható / becsületes
- Szakmailag felkészült
- Elérhető
- Problémamegoldó
- Önmotivált
- Proaktív
Következtetés:
Egy virtuális asszisztensre nem lehet egy cég vezetését átruházni, DE: egy jó asszisztens szívvel lélekkel dolgozik ügyfele sikeréért, saját eszközeivel segít abban, hogy a vállalkozás adminisztrációs oldala mindenképpen flottul működjön.
