Ahogy már az előző bejegyzésemben említettem (Nem csak a menők delegálnak - Virtuális asszisztenssel könnyebb I.), egy idő után, ha jó és hatékony vezető akarsz lenni, muszáj átadnod feladataid egy részét valakinek, hogy időd és energiád szabaduljon fel és ne őrülj meg a napi rutintól. Ide tartozik a naptár, az e-mail-ek kezelése és rendszerezése mellett a szociális média tartalmak gyártása, publikálása, illetve minden olyan tevékenység átruházása, mely napi szinten hátráltatja vagy lassítja munkádat.
- A szociális média oldalak kezelése és figyelemmel kísérése
Egy nagyobb cégnél reális elvárás, hogy legyen külön marketinges vagy akár marketinges csapat, akik a közösségi oldalak kezelésével foglalkoznak. Ez nem vágyálom, a nagyobb cégek képesek megfizetni őket. A kisebb kkv-k és vállalkozók általában maguk kezelik céges oldalaikat, ami napi szinten rengeteg időt elvesz. Nagyon hasznos és segítő dolog, ha ezeket ki tudja szervezni hozzáértő, akár marketing tapasztalattal rendelkező, virtuális asszisztensnek.
Íme, néhány feladat, melyeket delegálhatsz virtuális asszisztensednek.
Tartalom stratégia
Egy virtuális asszisztens értékes eszköz lehet oldalad általános tartalmi stratégiájának megállapításához, kialakításához - ha még nincs ilyen. Mint külső megfigyelő, segítséget nyújt márkád külső képének/megnyilvánulásainak tisztázásában, hogy az következetes maradhasson minden platformon. Időigényes feladatokat is átruházhatsz rá, például a mérőszámok követése, a hashtag-ek feltérképezése, a SEO tartalmának tökéletesítése, stb.
Ehhez fontos a jó kapcsolat, kiváló kommunikáció az asszisztenssel, hogy a legjobb stratégiát tudjátok együtt kialakítani.
Tartalom létrehozása
Interjúk, hírlevelek, podcast-ok, webináriumok, posztok mind olyan dolgok, melyeknél, jó ha, egy másik „szem” is megnézi a tartalmat és a minőséget. A megbízható virtuális asszisztens segíthet, ha a hosszabb tartalmat rövidebb formátumba kell átalakítani, a videóblogot írásos bloggá alakíthatja, podcast-okból kivonatokat készíthet, újraformázhatja és feltöltheti a régi tartalmakat a közösségi média oldalaira, sőt lektorálhatja is a cikkeidet. Segíthetnek még teljesen új és jobb tartalom kezelésében és létrehozásában is.
Elemzések/statisztikák
A közösségi média oldalaknál, az adminisztrátori feladatok átruházása nagyszerű módja annak, hogy több olvasót, jövendőbeli vásárlót, érdeklődőt vonzzanak oldalaidra. Bízd rá, hogy figyelje a statisztikákat, elemezze az adatokat.
Kreatív tervezés
A posztokhoz szükséges kreatív anyagok megtervezése időbe telik, ami gyorsan időigényes szörnnyé válhat. Szerencsére, offboard feladatokkal, mint egy kép beszerzése és létrehozása, népszerű grafikai tervező szoftverekkel, - mint például a Canva - meggyorsítható. Az ilyen és ehhez hasonló programok, szoftverek segítségével hasznosíthatod a VA kreatív készségeit is.
Tartalom ütemezése
A VA segíthet a havi posztolási terv létrehozásában, a blogbejegyzések és a közösségi médiában megjelenő ügyfelek kérdéseinek megválaszolásában, valamint az állandó és elkötelezett tartalom ütemezésével a vállalkozásod láthatóságának növelésében.
Összefoglalókat is készíthet, amelyek irányíthatják a jövőbeli tervezést, és stratégiákat hozhatnak létre a legjobb időben történő posztoláshoz.
A közösségi médiakezelés tökéletes feladat a virtuális asszisztensek számára, különösen akkor, ha több közösségi média weboldalon vagy jelen. A virtuális asszisztensek képesek kezelni a megjegyzéseket és kérdéseket, rendszeresen megosztják vállalkozásod frissítéseit.
- Bízzál rá minden mást, amitől megőrülsz
Miután megszabadulsz ettől a három időigényes tevékenységtől, sokkal minőségibb időt tölthetsz azzal, amire a cégednek szüksége van.
Átruházható céges tevékenységek lehetnek még:
Rendezvények, konferenciák szervezése
Repülőjegyek és hotelszoba felkutatása és foglalása konferenciák előtt
Irodaszerek megrendelése
Állásajánlatok és személyes interjúk ütemezése, intézése
Legjobb ajánlatok beszerzése
Magánjellegű segítségnyújtás
Nyilvánvalóan nagy segítség, ha a privát jellegű feladatok megoldásában is segítenek neked, például:
Gyermek születésnapi partijának megszervezése
Különböző javítások megszervezése, szakemberek felkutatása, megbízása
Házastárs /gyermekek születés- és névnapjainak, évfordulók fejbentartása, megszervezése, gondoskodás ajándékokról.
Online vásárlás intézése
Éttermi foglalások, koncertjegyek, taxi rendelés intézése
A teendők száma és fajtája végeláthatatlan, hiszen mindannyian különbözőek vagyunk, eltérő szükségletekkel.
Az üzleti életben a delegáció kritikus készség. Gyakorlatot és elkötelezettséget igényel. Amikor virtuális asszisztenst veszel fel, a delegáció a műveletek szerves és lényeges részévé válik. E nélkül nincs értelme a közös munkának, mely maximális bizalmon alapszik mindkét fél részéről.
Amint látod, a virtuális asszisztens munkatárs által kezelt feladatok listája olyan sokrétű, mint a tulajdonosként rendelkezésedre álló szerepkörök. Több mint az e-mailek szűrése és a közösségi média kezelése (bár ez is vonatkozik rá!). – Igazi vállalkozás támogató!
Ha van olyan feladat amit delegálnál és az itt felsoroltak között nem találod: KÉRDEZZ, rendhagyó feladatokat is megoldunk rendszeresen.
Baráti üdvözlettel:
Hamvai Mária Mariann
