Virtuális asszisztens - VA

Karácsony - Segítség - Virtuális asszisztens!

2018. november 27. 09:42 - Hamvai Mária

Igen tudom, még csak november van �.

Azonban aki vállalkozik, cége van az már régóta tudja, hogy a karácsonyi kampányok tervezésének ideje ekkorra már régen lejárt. Sőt már el is kellett, hogy indítsd (november elején vagy akár korábban) a karácsonyi kampányodat, hogy legyen eredménye.

Annyira sokan erősítenek bele az év végi hajrába, hogy rettentően nehéz kitűnni közülük, de nem lehetetlen. (Ilyenkor mindenki sokkal jobban hallgat a szívére, mint az évben bármikor, úgyhogy érdemes akár erre építened a kampányodat.)

Tulajdonképpen nem is erről szeretnék írni, hanem arról, hogy miben és hogyan tud támogatni a kampányodban a virtuális asszisztensed vagy mik azok a dolgok, amiknek a megoldásába be tudunk kapcsolódni.

Ha idén már nem is, de jövőre gondolkodj előre és kérj tőlünk segítséget!

  1. Telefonos és e-mailes ügyfélszolgálat

Tudod, hogy rengeteg vásárlót, ügyfelet elbukhatsz ha nem megfelelő a kommunikációd?

TE vásárolnál attól a cégtől, ahol nem veszi fel a telefont az ügyfélszolgálat vagy 1 hét után sem küld választ az e-mailedre?

Lehet, hogy év közben jól elboldogulsz, de karácsonykor jól jöhet egy kis plusz segítség.

  1. Közösségi oldalak kezelése

Itt is jól jöhet a plusz segítség karácsony táján, akár posztolás, akár a kommentek megválaszolása, ezt sem szabad elhanyagolni, mert az ünnepek eltelnek és utána is van élet.

  1. Ha vannak kiemelt vásárlóid, ügyfeleid érdemes nekik külön ajánlatot készíteni, amit az e-amilen kívül akár telefonon is el lehet juttatni hozzájuk vagy lehet tőlük érdeklődni, hogy elégedettek e és tudsz e valamiben segíteni – a visszatérő vásárlók, ügyfelek extra figyelmet érdemelnek.

Ezt is kiszervezheted nekünk virtuális asszisztenseknek

  1. Ha terveztél játékot, versenyt, sorsolást – segíthetünk a lebonyolításban.
  2. Ha vannak üzleti partnereid, akiknek valamivel kedveskedni szeretnél karácsonyra, akkor a meglepik beszerzését és eljuttatását is vállaljuk, lehet az névre szóló bor, karácsonyi bögre vagy sokkal extrémebb is.

Ahány cég annyiféle lehet a segítség.

Gondolkodj előre, mert lehet, hogy az éves bevételed jelenős hányadát ebben az időszakban keresed meg, sőt ha most jól vizsgázol, új és rendszeres vásárlóid, ügyfeleid lesznek.

Persze a saját csapatodat se hanyagold el ilyenkor (már ha van), mivel egész évben közösen haladtatok a cél felé, megérdemelnek valami karácsonyi meglepit.

Szervezhetünk nekik céges bulit, vacsorát, közös élményt (főzést, élményvezetést), kaphatnak ajándékot vagy végezhettek együtt karitatív tevékenységet is.

karacsony_jo.jpg 

Remélem az idei karácsonyod is jól telik majd!

 

Baráti üdvözlettel:

Hamvai Mária Mariann

Szólj hozzá!

Hogyan lettem virtuális asszisztens?!

2018. szeptember 10. 12:06 - Hamvai Mária

Figyelem, a nyugalom megzavarására alkalmas, személyes poszt következik.

img_20180904_155405.jpg

Ismét eltelt egy év.

Nekem valamiért inkább a szeptember az év kezdete, nem a január.

Valószínűleg azért, mert szeptemberben születtem, sőt a vállalkozásomat is 4 évvel ezelőtt szeptemberben indítottam el.

Áldom a barátnőmet, a Jóistent és persze magamat, hogy kitaláltam, megtaláltam ezt a pont nekem való hivatást. 

Igen, nekem ez a HIVATÁSOM. Végre kimondhatom. 

... de nem volt ez olyan egyértelmű nagyon sokáig. 

Nagyon sokat gondolkoztam rajta, törtem a fejem, hogy mi legyek ha nagy leszek.

Tényleg sokat: éveket, SOK-SOK ÉVET!

Eredetileg ápolónőnek készültem és azt is végeztem. Sajnos hamar kiderült (még a suliban), hogy ez a munka egyáltalán nem nekem való.

Aztán hosszú évekig voltak különböző asszisztensi, adminisztrációs munkaköreim, ezeken a munkahelyeken sajátítottam el az Office programokat és a különféle céges adminisztrációt, ügyintézést. Ez már jobb volt, de nem az igazi. 

Aztán jött a vendéglátás: szerelem volt a javából. Itt sok időt töltöttem, de sok év után már nem elégítette ki a lelkemet és nem igazán láttam a jövőmet ebben a szakmában. (nem sok 50 éves vendéglátost ismerek)

Na innen jött az igazán sok vivódás, hogy mi legyek, mi az a munka-hivatás ami nekem való és kiteljesedhetek benne. Ami szerelem és szívvel-lélekkel bele tudom vetni magam. Ami a jövőm lehet, ha akarom.

Azt már tudtam, hogy nem igazán nekem való az alkalmazotti lét, szeretnék a saját magam ura lenni - megpróbáltam vállalkozni.

Elvégeztem egy ingatlan forgalmazói és értékbecslői tanfolyamot, hogy majd én ingatlanozom - nem lett jó. Nyitottam használtruha boltot - nem ment. Pár évre eltávoztam külföldre, hátha megtalálom a számításomat külhonban (Hollandia, Spanyolország), tippelhettek: nem volt jó. 3 év után hazajöttem.

Még mindig gondolkoztam! Elvégeztem egy  pénzügyi és számviteli ügyintéző tanfolyamot (magyarán: könyvelő), mert imádom a számokat, szeretek számolni és rendszerezni. Mérlegképes könyvelő szerettem volna lenni (az még plusz 1 tanfolyam), várandós lettem és megszületett a kislányom. Szóval a következő tanfolyam ugrott!

Miért és hogyan is lettem Virtuális asszisztens? VÉLETLENÜL! (tegyük, hozzá, hogy szerintem nincsenek véletlenek)

A barátnőm párja keresett segítőt a vállalkozásába (ekkor még GYES-en voltam). Úgy örültem, mint majom a farkának, hogy itthonról napi 1-1,5 órát dolgozhatok. Az együttműködés remekül sikerült. Egyre több feladatot kaptam és oldottam meg. mind adminisztrációs, mind szervezési téren. Kiderült, hogy az évek alatt szerzett tapasztalatokat, a megtanult és elsajátított tudást remekül tudom ötvözni és alkalmazni. Innen a "Nincs lehetetlen csak tehetetlen" mentalitásom. 

Menet közben pedig rengeteget tanultam (és tanulok most is). Nem mellesleg pedig a magam ura voltam és vagyok mint vállalkozó. 

Aztán egyre több és több ügyfelem lett és beindult a gépezet. 

Miért is írom mindezt? Mert most volt a szülinapom és ilyenkor mindig egy picit elgondolkodom és szentimentális leszek.  Mert én sem születtem vállalkozónak-virtuális asszisztensnek, MEGTANULTAM vállalkozónak lenni. Kitartással, rengeteg tanulással váltam sikeressé és nem mellesleg boldoggá, hogy végre megtaláltam a megfelelő hivatást, kihívást az életemben. 

Most végre a helyemen vagyok!

Szóval te se add fel! :)

Utóirat: valószínűleg azért sem találtam sokáig a helyemet és a számomra megfelelő hivatást, mert ez a szakma nem is olyan rég még nem is létezett.

 

Baráti üdvözlettel:

Hamvai Mária Mariann

 

 

 

 

Szólj hozzá!

Kihívások? Szuper!

2018. július 26. 12:05 - Hamvai Mária

Szeretek kutatni, keresni, feladatokat, problémákat megoldani.

Tényleg szeretek!

Már kérdezték páran, hogy hogyan tanultam meg, mi a titkom, hogy ilyen jó a problémamegoldó képességem.

Nincs titok.

Az élet - valószínűleg többször, mint másnál – rákényszerített. Az élet megoldandó feladatok sora, legalábbis nálam.

Ha te is ennyit gyakoroltad volna, mint én akkor, te is profi lennél benne. Biztosan meg volt az oka, mert most, hogy virtuális asszisztenciával foglalkozom, nagyon jól tudom kamatoztatni ezt a tudást!

Sőt igyekeztem olyan kolléganőket, virtuális asszisztenseket választani, akik szintén rendelkeznek eme kiváló tulajdonsággal.

Ezzel kapcsolatban van egy kedvenc idézetem:

„Ha nem lehet úgy ahogy akarod, csináld úgy ahogy lehet” -Szulák Andrea-

Ez a mondat tökéletesen elmondja, ahogy én gondolkozom.

Sok kérés, megoldandó feladat érkezett hozzám, hozzánk az évek folyamán. Akár céges, akár privát vonalon.

Költöztettünk már külföldre, Németországba egy komplett 4 tagú családot. Kamiont béreltünk, csapatot, aki segít csomagolni, rakodni. Az óvodába búcsú bulit szerveztünk. Segédkeztünk az itthoni ház bérbeadásánál.

Pótoltunk külföldön dolgozó hazánk fiának, elveszett iratokat, adókártyát.

Segítettünk és most is segítünk egy borászat elindulásában, engedélyezésében. – nem is gondoltuk, hogy ez az egyik legbonyolultabb és legidőigényesebb feladat, rengeteg bürokráciával.

Segédkeztünk rengeteg dolog eladásában. Megkerestük, hogy hol a legcélszerűbb hirdetni, eladandó gyümölcsöst, szántót, hajót, külföldi ingatlant vagy irodabútort, ha szükség volt rá természetesen a hirdetést is megírtuk és feladtuk.

Persze segítettünk vásárlásokban is. Megtalálni a legkedvezőbb árú merülőfűrészt, kamion élményvezetést (igen ilyen is van), repülőjegyet, szállást, ajándékot a kedvesnek vagy pontosan meghatározott évjáratú Tokaji bort.

Volt olyan dolog, amit nem is tudtam, hogy létezik vagy olyan engedély, amit először úgy gondoltam soha nem intézünk el (természetesen sikerült, nem volt könnyű menet, de sikerült).

Ha valami nem ment elsőre, ment másodjára (vagy harmadjára, vagy negyedjére, vagy ötödjére).

Szóval szeretjük a kihívásokat.

be_smart_1.jpg

 

Baráti üdvözlettel:

Hamvai Mária Mariann

Szólj hozzá!

Program és applikáció ajánló – avagy mit használunk mi, virtuális asszisztensek

2018. június 12. 13:21 - Hamvai Mária

Ahogy dolgozni, munkálkodni kezdünk egy ügyféllel, szinte azonnal felmerül a kérdés, hogy milyen formában osszunk meg egymással a feladatokat, dokumentumokat, jelszavakat esetleg hogyan írjuk alá a szerződésünket, ha nem is találkozunk.

Igyekszünk mindig alkalmazkodni az ügyfelekhez és azokat a felületeket használni, amik nekik már beváltak, de sokan vannak, akik eddig még nem adtak ki a feladataikból, ezért nem is rendelkeznek ezirányú tapasztalatokkal, pici segítségre szorulnak ezügyben.

Lássunk akkor pár említésre méltót tényleg a teljesség igénye nélkül.  

  1. Trello

Itt találod: https://trello.com/

Ez egy nagyon egyszerű, könnyen megérthető és kezelhető, feladatszervező program, amit az asztali gépeden is tudsz használni és mint applikációt a telefonodra is tudod telepíteni (mi mindkettőt használjuk).

Regisztrálj és máris használhatod az ingyenes verziót. (vannak fizetős, nagyobb tudású csomagok is)

Ha rajtunk kívül még valakit vagy valakiket be akarsz vonni a projektbe, feladatba, akkor kérd meg hogy regisztráljon ő is a Trelloba, mert csak így tudod vele is megosztani, így fogja ő is látni a táblákat.

Már kész is! Innentől kezdve megoszthatod velünk a feladatokat, létrehozhatsz úgynevezett táblákat, csatolhatsz dokumentumokat, létrehozhatsz listákat, ami éppen szükséges. Ha bármelyikünk beleír, csatol, létrehoz benne valamit a másik értesítést kap róla, ha feliratkozik a táblára.

Regisztrálás után a nyelvet magyarra tudod állítani, ha szükséges.

Nemcsak céges feladatokra, projektekre használhatod, a privát dolgaidat is tudod benne vezetni, sőt érdemes is, főleg, ha rettentően elfoglalt vagy.

  1. LastPass

Itt találod: https://www.lastpass.com/

Imádom! Erre a felületre is regisztrálnod kell.

LastPass egy online jelszókezelő ami könnyebbé és biztonságosabbá teszi az internetes böngészést. Azaz, megjegyzi a különböző felületekhez tartozó felhasználóneveket és jelszavakat.

Miért jó ez neked?

  • nem neked kell ezeket mindig bepötyögni, ezzel időt takarítasz meg
  • nem kell megjegyezned a felhasználóneveket és jelszavakat, lehetnek akármilyen hosszúak és bonyolultak feladat megoldva.
  • A felhasználóneveket és jelszavakat megoszthatod a virtuális asszisztenseddel - velünk, hogy kezelni tudjuk mondjuk az e-mail fiókodat vagy a Facebook oldaladat.

Ez akár úgy is lehetséges, hogy a jelszót magát nem is tudjuk, mert be tudod állítani, hogy „csillagozza” a jelszót.

Egy jelszót, egy mesterjelszót kell csak megjegyezned, amivel ide, erre a felületre belépsz.

Természetesen ezt is használhatod a privát célokra is.

  1. HelloSign

Itt találod: https://www.hellosign.com/

Nem ékeskedek más tollával ezt egy kedves ügyfél ajánlotta nekem, ez egy elektronikus aláírást létrehozó platform.

Kinyomtatom a szerződést, aláírom a szerződést, vissza szkennelem a szerződést, te is kinyomtatod, aláírod és postázod!

Régen ez volt a gyakorlat nálunk is.

Macerás és egyáltalán nem profi.

Online dolgozunk, legtöbbször nem is találkozunk, a szerződéseket mégis alá kell írni. Erre találták ki a HelloSign-et.

Szintén regisztrálni kell, amit Google fiókkal is megtehetsz. Van ingyenes verzió, ami havi 3 dokumentumot enged elektronikusan aláírni.

Amióta ezt ismerjük, használjuk is.

A megbízási szerződésünk tartalmaz egy olyan pontot is amely elfogadja az elektronikus úton tárolt szerződést és a megbízó és a megbízott elektronikus aláírását a szerződésen.

  1. Google fiók

A Google fiók annyira elterjedt, hogy talán nem is kellene írni róla. Vagy mégis?

Hasznos lehet létrehozni egy fiókot, ha eddig még nem tetted meg, Annyi minden hasznos dolog használható vele, hogy kár lenne kihagyni.

Gmail, Google Naptár, Google Drive, You Tube - csak hogy párat megemlítsek.

Ezeken kívül még sok más lehetőség van az igényeknek megfelelően.

Ezekbe a programokba, applikációkba a legkönnyebb beletanulni, belejönni. Az elején pedig, ha szükséged van rá természetesen segítünk.

Baráti üdvözlettel:

Hamvai Mária Mariann

Szólj hozzá!

AHA, most már értem!

2018. május 16. 11:28 - Hamvai Mária

question-mark-3255140_1920_1.jpg

Ez volt a személyes konzultáció után a reakciója az ügyféljelöltnek (azóta ügyfél, jelenleg az 1 hónapos „próbaidőt” töltjük). Ezért is jó a személyes konzultáció, sok kérdés felmerülhet pluszban amit azon nyomban, melegében meg tudok válaszolni és el tudom oszlatni a kételyeket, félreértéseket.

Azt tudnod, kell, hogy a hölgy ajánlás útján érkezett, úgy, hogy egyáltalán nem tudta miről van szó, hogy egyáltalán létezik olyan, hogy virtuális asszisztens. Csak azt tudta, hogy teljesen el van úszva, rengeteg munkája van és alig látja a családját és ezen nagyon szeretne változtatni.

Szeretném neked is megválaszolni azokat a kérdéseket, amiket feltett nekem, mert úgy látom rendszeresen visszatérőek ha virtuális asszisztenciáról van szó.

  1. Miért adnám át a feladatot? Tovább tart elmondani, inkább megcsinálom én.

Ez a kérdés olyanokban szokott leginkább felmerülni, akik még nem profi kiszervezők, delegálok. Nekik először magukban kell tudatosítaniuk, hogy az idejük véges és nem tud a cégük, vállalkozásuk tovább fejlődni, ha nem adnak át feladatot valakinek.

És igen, eleinte el kell mondani részletesen a feladatokat, ha szükséges akár többször is, egyeztetni kell, írásban rögzíteni amit lehet és meg kell ismerni egymást. Ez valóban több munka, de csak eleinte. Erre való hosszabb távú munkánál az 1 hónap próbaidő, az összecsiszolódásra.

Amikor megismerkedtél a pároddal, róla sem tudtál mindent rögtön, idő kellet amíg megismerted és összecsiszolódtatok. Most meg már fél szavakból is megértitek egymást.

Valami hasonlóról van itt is szó.

De megéri, mert utána rengeteg időd és energiád felszabadul, azokkal a dolgokkal foglalkozhatsz, amiket szeretsz és előrébb viszik a vállalkozásodat. A virtuális asszisztensed, meg szépen csendben, önállóan, hatékonyan teszi a dolgát a háttérben.

  1. Eddig én csináltam. Meg tudjátok ugyanolyan jól csinálni, mint én?

A válasz egyértelműen IGEN. Tudom, hogy nehéz kiengedni a gyeplőt a kezedből, de más is meg tudja ugyanolyan jól csinálni a feladatokat, mint te, sőt sokszor még jobban.

Kizárólag olyan feladatokat vállalunk el amiket 100% hogy meg tudunk oldani, csinálni, amire garanciát tudunk vállalni. Akár tanácsokkal is el tudunk látni, hogy miképp lehetnél hatékonyabb, sikeresebb vagy egy-egy feladatot hogyan lehet egyszerűbben, gyorsabban elvégezni.  Nekünk nagyon fontos a minőség éppen ezért nem vállalunk el mindent, de amit elvállalunk azt jól megcsináljuk. Ha nem a mi kompetenciánk akkor jelezzük, esetleg ajánlunk valakit, aki profi abban, amit szeretnél.

  1. Jobban szeretném, ha bejárnál az irodába, akkor látnám hogy dolgozol. Megoldható?

Virtuális asszisztensek lévén, a mindennapos bejárás a te irodádba nem lehetséges. Olyan feladatokat vállalunk, amikhez erre nincs is szükséges.  

Gondolj csak bele, a könyvelődtől sem várod el, hogy a te irodádban üljön és ott végezze a munkáját, tudod és elhiszed neki, hogy „távolról” is munkálkodik és elvégzi a rábízott feladatokat.

Kivételes esetekben, ügyintézésnél, szervezésnél, engedélyezésnél, ahol az offline jelenlét a feladattal együtt jár, kikerülhetetlen, ott természetesen személyesen is eljárunk.

  1. Ha valami újabb feladatot szeretnék átadni, vagy az előzőekben történik változás és azonnali reakciót igényel akkor mit csinálok?

Nagyon egyszerű: felhívsz

Sürgős vagy sos dolgokkal, feladatokkal kapcsolatban nyugodtan hívj fel. Akár a mobilon, akár Viber-en, Messenger-en. Rugalmasak vagyunk és igyekszünk gyorsan reagálni, ha előfordul, hogy nem veszük fel a telefont, akkor amint lehet visszahívunk. Arra azonban megkérlek, hogy ne élj vissza ezzel, valóban csak akkor használd ezt a csatornát, ha sürgős, halaszthatatlan.

Remélem sikerült pár kételyt eloszlatnom, megválaszolnom, hivatásommal a virtuális asszisztenciával kapcsolatban.

Ha vannak még kérdéseid, ne habozz, nyugodtan keress meg és tedd fel őket!

Baráti üdvözlettel:

Hamvai Mária Mariann

Szólj hozzá!

Hogyan válasszunk VIRTUÁLIS ASSZISZTENST!

2018. április 05. 11:29 - Hamvai Mária

2018-at írunk, gomba mód elszaporodtak a virtuális asszisztensek és megszaporodott azoknak a száma is, akik már rendelkeznek negatív tapasztalatokkal ez ügyben. Engem is keresett már meg olyan - most már elégedett - ügyfél, akinek első körben nem voltak jó tapasztalatai más virtuális asszisztenssel.

Miért fontos nekem, hogy jól válassz online asszisztenst és elégedett legyél? 

Először is imádom a munkámat, és megdolgoztam a sikereimért. Elkötelezett híve vagyok a minőségi munka végzésnek, és ezzel együtt az elégedett ügyfeleknek. Az elégedett ügyfél, szívesen ajánl és jó hírét viszik a szakmának. Tisztában vagyok azzal is, hogy mindenkinek más az igénye, személyisége, más feladatra, problémára keresi a megoldást, ezért nem mindenkinek ugyanaz a távasszisztens megfelelő. Egy szó, mint száz az én érdekem is, hogy megfelelő munkatársat találj.

A számodra legjobb virtuális asszisztens megtalálása nem is olyan könnyű, összeszedtem neked pár alap dolgot, hogy mire figyelj oda a kiválasztásnál.

woman-1446557_1920.jpg

A kezdetek

Ha már eljutottál arra a pontra, hogy segítség kell, már jó úton vagy. Előbb vagy utóbb megtalálod a neked legmegfelelőbb virtuális asszisztenst (ne keseredj el, ha elsőre nem sikerült). Itt is igaz az a mondás, hogy lassan vedd fel, szánj rá időt, hiszen az egyik leghasznosabb munkatársad lesz, és ha nem megfelelő, nem vagy elégedett a munkájával, akkor gyorsan bontsd fel vele a szerződésedet (természetesen ez arra az esetre vonatkozik leginkább, ha hosszabb távra tervezed az együttműködést, de kisebb feladatnál is légy körültekintő).

Legelőször meg kell fogalmaznod pontosan, hogy milyen feladatra, feladatokra keresel online asszisztenst. Napi 1-2 óra céges adminisztrációra? Projektre? Ügyintézésre? Közösségi oldalak kezelésére? Ha nem tudod mit szeretnél, milyen feladatokra keresel távasszisztenst, akkor nem is tudod neki elmondani, így ő sem tud korrekt megoldást nyújtani, árajánlatot adni – mindenképpen ez legyen az első lépés. Írd le!

Majd kezdj el nézelődni az interneten, tájékozódj, a Google neked is a barátod (üsd be a keresőbe virtuális asszisztencia). Nézegesd meg a weboldalakat, gyűjts információkat. Ki/kik nyújtanak olyan szolgáltatást amire neked szükséged van? Mióta dolgozik, tevékenykedik ebben a szakmában? Egyedül dolgozik vagy csapatban? Van neve, arca, elérhetőségei? Mindenképpen legyen! Milyenek az árai, vannak csomagajánlatai? Nézd meg a hozzá tartozó közösségi oldalakat. Facebook, Instagram, Linkedin. Vagy, csinálhatod pont fordítva is, azaz kezdheted a Social Media-val. Lényeg, hogy nézz utána és szimpatikus legyen!

Érdemes pár olyat kiválasztanod, akik már legalább 1 éve tevékenykednek, tapasztaltak, rendelkeznek referenciával, elégedett ügyféllel/ügyfelekkel, azaz minőséget képviselnek.

Árajánlat kérése

Ha minden jól megy és sikeresen szűkítettél, akkor maradt 3-5 virtuális asszisztenciával foglalkozó, szimpatikus vállalkozó, aki tökéletesnek látszik a feladatra.

De hogyan tovább?

Vedd fel a kapcsolatot mindegyikkel, e-mailben, telefonon. Írd le, mond el nekik mi lenne a megoldandó feladat, amit delegálnál, kiszerveznél. Beszélj meg időpontot konzultációra (Skype, Messenger vagy ahogy neked kényelmes), ha van rá lehetőség akkor találkozz vele személyesen.

A konzultáció hasznos, akkor is ha pontosan tudod, hogy milyen feladatra és mennyi időre alkalmaznád. Hogy miért?

Hogy jó döntést tudj hozni, hogy egy kicsit megismerd, főleg, ha hosszabb távra szeretnéd alkalmazni. Illetve lehetnek olyan ötletei, amikre nem is gondoltál. Illetve, nagyon sok minden leszűrhető egy levélváltásból, beszélgetésből, találkozóból. Az emberi kapcsolatok, kontaktok fontosak (akkor is ha ez a szakma virtuális), csak egy kicsit átalakultak.

Figyeld meg

Kérdez a kiadandó feladattal kapcsolatban? Milyen a hozzáállása? Utánanézett a cégednek? Úgy érzed fontos vagy neki te és a céged, ügyfélcentrikus? Vannak konstruktív ötletei? Skype-on pontosan akkor hív amikorra megbeszéltétek? Ha azt írja 2 nap múlva küldi az árajánlatot akkor az időben megérkezik? Ha találkoztok akkor pontos, odaszól ha késik?

Apró szösszenet amire még, érdemes odafigyelned: ha a közösségi oldalaid kezelésével akarod megbízni akkor vannak követői a Facebookon, Instagramon? Kérdezd meg az általa kezelt oldalakról és nézz utánuk. Tetszik, hatékony ahogy kommunikál?  Ha szövegírással bíznád meg, akkor vezet blogot, olvashatod valahol az írásait?

Ha még soha nem alkalmaztál VA-t (ha már igen akkor is) és mondjuk webshopot kell feltölteni 5.000 termékkel, akkor nyugodtan kérj tőle próbamunkát, ha hosszabb távra alkalmaznád a VA-t akkor az 1. hónapot nevezzétek ki próbaidőnek és egyelőre csak erre az 1 hónapra kössetek szerződést. Máris sokkal nyugodtabb vagy, nem?

Az árak

Tudom, hogy ez sarkalatos kérdés és kényes téma. DE!

Döntsd el mit szeretnél! Magadnak és a cégednek is a legjobbat? Profizmust, tapasztalatot, minőséget?

A jókat itt is meg kell fizetni.

A virtuális asszisztens vállalkozó, nincs szüksége irodára mert home office-ból, a saját eszközeivel dolgozik, számlát állít ki, amit költségként elszámolhatsz. A kiállított számlán felül semmiféle költséged nincs. Ezeket vedd figyelembe!

Ha megvan a kiválasztott

Remélem sikerült az árajánlatok és az asszisztensek közül kiválasztanod, a számodra legjobbat.

Bele is csaphattok a munkába, de előtte mindenképpen kössetek megbízási szerződést, méghozzá olyat, ami titoktartási pontot is tartalmaz. Hiszen nem szeretnéd, ha a céges dolgaid illetéktelen kezekbe kerülnének!

Tudnék még rengeteg fontos dolgot írni, de kezdetnek ennyi elég.

Ha kérdésed van, vagy segíthetek a kiválasztásban, nyugodtan keress meg.

 

Szólj hozzá!

Virtuális asszisztenssel könnyebb – Delegálás II.

2018. március 08. 09:49 - Hamvai Mária

delegalas.jpg 

Ahogy már az előző bejegyzésemben említettem (Nem csak a menők delegálnak - Virtuális asszisztenssel könnyebb I.), egy idő után, ha jó és hatékony vezető akarsz lenni, muszáj átadnod feladataid egy részét valakinek, hogy időd és energiád szabaduljon fel és ne őrülj meg a napi rutintól. Ide tartozik a naptár, az e-mail-ek kezelése és rendszerezése mellett a szociális média tartalmak gyártása, publikálása, illetve minden olyan tevékenység átruházása, mely napi szinten hátráltatja vagy lassítja munkádat.

  1. A szociális média oldalak kezelése és figyelemmel kísérése

Egy nagyobb cégnél reális elvárás, hogy legyen külön marketinges vagy akár marketinges csapat, akik a közösségi oldalak kezelésével foglalkoznak. Ez nem vágyálom, a nagyobb cégek képesek megfizetni őket. A kisebb kkv-k és vállalkozók általában maguk kezelik céges oldalaikat, ami napi szinten rengeteg időt elvesz. Nagyon hasznos és segítő dolog, ha ezeket ki tudja szervezni hozzáértő, akár marketing tapasztalattal rendelkező, virtuális asszisztensnek.

Íme, néhány feladat, melyeket delegálhatsz virtuális asszisztensednek.

Tartalom stratégia

Egy virtuális asszisztens értékes eszköz lehet oldalad általános tartalmi stratégiájának megállapításához, kialakításához - ha még nincs ilyen. Mint külső megfigyelő, segítséget nyújt márkád külső képének/megnyilvánulásainak tisztázásában, hogy az következetes maradhasson minden platformon. Időigényes feladatokat is átruházhatsz rá, például a mérőszámok követése, a hashtag-ek feltérképezése, a SEO tartalmának tökéletesítése, stb.

Ehhez fontos a jó kapcsolat, kiváló kommunikáció az asszisztenssel, hogy a legjobb stratégiát tudjátok együtt kialakítani.

Tartalom létrehozása

Interjúk, hírlevelek, podcast-ok, webináriumok, posztok mind olyan dolgok, melyeknél, jó ha, egy másik „szem” is megnézi a tartalmat és a minőséget. A megbízható virtuális asszisztens segíthet, ha a hosszabb tartalmat rövidebb formátumba kell átalakítani, a videóblogot írásos bloggá alakíthatja, podcast-okból kivonatokat készíthet, újraformázhatja és feltöltheti a régi tartalmakat a közösségi média oldalaira, sőt lektorálhatja is a cikkeidet. Segíthetnek még teljesen új és jobb tartalom kezelésében és létrehozásában is.

Elemzések/statisztikák

A közösségi média oldalaknál, az adminisztrátori feladatok átruházása nagyszerű módja annak, hogy több olvasót, jövendőbeli vásárlót, érdeklődőt vonzzanak oldalaidra. Bízd rá, hogy figyelje a statisztikákat, elemezze az adatokat.

Kreatív tervezés

A posztokhoz szükséges kreatív anyagok megtervezése időbe telik, ami gyorsan időigényes szörnnyé válhat. Szerencsére, offboard feladatokkal, mint egy kép beszerzése és létrehozása, népszerű grafikai tervező szoftverekkel, - mint például a Canva - meggyorsítható. Az ilyen és ehhez hasonló programok, szoftverek segítségével hasznosíthatod a VA kreatív készségeit is.

Tartalom ütemezése

A VA segíthet a havi posztolási terv létrehozásában, a blogbejegyzések és a közösségi médiában megjelenő ügyfelek kérdéseinek megválaszolásában, valamint az állandó és elkötelezett tartalom ütemezésével a vállalkozásod láthatóságának növelésében.

Összefoglalókat is készíthet, amelyek irányíthatják a jövőbeli tervezést, és stratégiákat hozhatnak létre a legjobb időben történő posztoláshoz. 

A közösségi médiakezelés tökéletes feladat a virtuális asszisztensek számára, különösen akkor, ha több közösségi média weboldalon vagy jelen. A virtuális asszisztensek képesek kezelni a megjegyzéseket és kérdéseket, rendszeresen megosztják vállalkozásod frissítéseit.

  1. Bízzál rá minden mást, amitől megőrülsz

Miután megszabadulsz ettől a három időigényes tevékenységtől, sokkal minőségibb időt tölthetsz azzal, amire a cégednek szüksége van.

Átruházható céges tevékenységek lehetnek még:

Rendezvények, konferenciák szervezése

Repülőjegyek és hotelszoba felkutatása és foglalása konferenciák előtt

Irodaszerek megrendelése

Állásajánlatok és személyes interjúk ütemezése, intézése

Legjobb ajánlatok beszerzése

Magánjellegű segítségnyújtás

Nyilvánvalóan nagy segítség, ha a privát jellegű feladatok megoldásában is segítenek neked, például:

Gyermek születésnapi partijának megszervezése

Különböző javítások megszervezése, szakemberek felkutatása, megbízása

Házastárs /gyermekek születés- és névnapjainak, évfordulók fejbentartása, megszervezése, gondoskodás ajándékokról.

Online vásárlás intézése

Éttermi foglalások, koncertjegyek, taxi rendelés intézése

A teendők száma és fajtája végeláthatatlan, hiszen mindannyian különbözőek vagyunk, eltérő szükségletekkel.

Az üzleti életben a delegáció kritikus készség. Gyakorlatot és elkötelezettséget igényel. Amikor virtuális asszisztenst veszel fel, a delegáció a műveletek szerves és lényeges részévé válik. E nélkül nincs értelme a közös munkának, mely maximális bizalmon alapszik mindkét fél részéről.

Amint látod, a virtuális asszisztens munkatárs által kezelt feladatok listája olyan sokrétű, mint a tulajdonosként rendelkezésedre álló szerepkörök. Több mint az e-mailek szűrése és a közösségi média kezelése (bár ez is vonatkozik rá!). – Igazi vállalkozás támogató!

Ha van olyan feladat amit delegálnál és az itt felsoroltak között nem találod: KÉRDEZZ, rendhagyó feladatokat is megoldunk rendszeresen.

 

Baráti üdvözlettel:

Hamvai Mária Mariann

Szólj hozzá!

Nem csak a menők delegálnak - Virtuális asszisztenssel könnyebb I.

2018. február 22. 10:20 - Hamvai Mária

light_blue_snowflake_invitation.jpg

„Delegálás: megbízás, felhatalmazás, meghatalmazás, saját felelősségkörbe tartozó feladat kiadása másnak”

Régen több ismerős vállalkozó barátom azt gondolta, hogy csak a nagyvállalatok menő vezérigazgatói tehetik meg, hogy asszisztenseket tartva, őket busásan megfizetve, rájuk bízzák apró-cseprő dolgaikat, szervezési és személyes teendőiket. Ennyire gyakorlatiatlanok lennének, hogy nem képesek maguknak egy épkézláb naptárbeosztást, vagy akár egy e-mail mapparendszert kialakítani? -elmélkedtek egy-egy munkanap utáni közös találkozón. Azonban, ahogy a vállalkozásaik növekedtek, ők is rájöttek, hogy a feladatok delegálása nem luxus, hanem szükségszerűség. Fejlődésük és növekedési esélyük lételeme.

Az e-mailek és megbeszélések számának növekedésével egyre több időt töltenek a vezetők az íróasztal mögött, ahelyett, hogy vagy a termelésre, esetleges más feladataikra, vagy éppen a leendő vevőkkel történő kapcsolattartásra koncentrálnának. Így egy idő után, nem hoznak sok értéket a cégnek vagy ügyfeleiknek, nem tud a cég tovább fejlődni, azaz STAGNÁL. Egy reálisan gondolkodó vezető bizonyos idő után arra a következtetésre kell hogy jusson, hogy kapacitása a cég növekedésének egyik fő szűk keresztmetszete, el kell kezdenie időt fordítani olyan dolgokra, melyek racionalizálnak egy vállalkozást. Jelen esetben például a felesleges feladatok delegálása egy asszisztens számára.

Miért hasznos egy virtuális asszisztensnek delegálni a feladatokat? Említsünk meg pár példát, miket érdemes leosztani:

  1. E-mail-ek olvasása és rendszerezése

Az asszisztensed naponta párszor bejelentkezik az e-mail rendszeredbe, hogy válaszoljon az értekezlet-összehívásokra, rangsorolja és jelezze a beérkező leveleket, amelyekre szükség van, és törölje a feleslegeseket.

Először lehet, hogy idegesnek érzed magad, hogy ilyen hatalmat adsz valakinek, de egy idő után rá fogsz jönni, nem érted hogyan tudtál élni nélküle.

  • Ha a Gmailt és a Google Apps-t használod, akkor hozzáférést biztosítasz a virtuális asszisztensednek a Beállítások menün keresztül anélkül, hogy megadnád a Google-jelszavadat.
  • Olyan mappákat hozhat létre, amelyeket közösen meghatározott címkékkel lát el, mellyel jelzi, melyekre kell figyelmet fordítanod - ezután csak ezekre a mappákra kell összpontosítanod.

A McKinsey  & Co. tanácsadó cég közelmúltban megjelent felmérése szerint a mai „menő vezetők” idejük átlagosan 38%-át töltik levelezésük kezelésével. A kisvállalkozóknál ez az arány még rosszabb. Miért kell ezzel foglalkoznia egy felelős beosztásban lévő vezetőnek?

A megoldás tényleg egyszerű: ha egy virtuális asszisztens segítségét kéred, akkor pontosan és egyszerűen be lehet állítani a jogosultságokat, fel lehet állítani a szabályokat.

Például:

  1. Válasz
  2. Töröl
  3. Archív

Egyszerű mappák, melyek kezelése megkönnyíti az életedet. Gyors, hatékony üzenetkezelés, mely a naponta bejövő 200 e-mail számát lecsökkenti, a nap folyamán maximum 30 fontos és kezelendő levélre. Hát nem megéri?

  1. Naptár kezelése

A technológia fejlődésének köszönhetően már nem egy elvetemült fantasy-forgatókönyvíró szüleménye, egy tőlünk akár pár száz kilométerre élő VA foglalkoztatása.

A virtuális asszisztensek több, különböző platformot használnak ügyfeleik projektjének és kommunikációjának kezelésére. Szó szerint több száz olyan feladat és projekt létezik, amelyet hatékonyan delegálhatsz egy virtuális asszisztens számára. Ilyen például a naptárkezelés is.

Miből áll ez?

Mivel az asszisztens kezeli a naptárodat, ez lecsökkenti a bíbelődést az időpontokkal, de arra is kényszeríthet, hogy sokkal fegyelmezettebb legyél abban, hogy beoszd az idődet.

Egy asszisztens sokkal reálisabban látja a teendőket. Írd össze a "naptári szabályokat", amelyeket be kell tartania. Ha ezeket a szabályokat dokumentáljátok, az megakadályozza, hogy semmibe vegye megbeszélt utasításokat.

Például:

o             Állítson be neked 30 perces szünetet minden 3 órában

o             Győződjön meg róla, hogy a helyszínre való utazásra elegendő időt hagyott e

o             Tegye fel az összes kulcsfontosságú kapcsolattartó személy telefonszámát az összes       helyszínen kívüli találkozó eseményéhez

o             Ne legyenek találkozók 09:00 előtt

 A delegálásról szóló cikk következő része megjelenik 2 hét múlva. Gyere vissza és olvasd el!

Szólj hozzá!

10+1 dolog, amit a sikeres vezetők csinálnak hétvégén

2018. február 12. 09:47 - Hamvai Mária

Sokan, sok helyen pontokba szedték már mi az a viselkedés, cselekvéssorozat mely egy vezetőt sikeressé tehet.

Mostanra már mi is sok sikeres vállalkozót, cégvezetőt megismertünk. Ezért utána jártunk, megkérdeztük mi az, amit ezek a vezetők hétvégén tesznek, azaz hogyan eresztik ki a gőzt, mivel készülnek fel egy új hét kihívásaira.

Aki a hétvégéket elpazarolt időnek, passzív ciklusnak érzi, valószínűleg a nem túl sikeres, a sikerbe kézzel-lábbal megkapaszkodni akaró emberek közé tartozik. Ezen persze lehet változtatni. Íme, néhány tipp, amit a sikeres emberek tesznek azért, hogy hétvégén regenerálódjanak és felfrissítsék testüket és szellemüket.

Olvasd el és nézd meg, hogy a tippek közül te mennyit csinálsz hasonlóan:

  1. Tervezd meg a napjaidat

Egy terv még a hétvégén is fontos lehet. Nyilván nem mikromásodpercig tartó ütemezésre van szükség, de egy laza napirend azért hasznos lehet, hogy a legtöbbet kihozhasd a hétvégéből, kiemelve azokat a tevékenységeket, melyeket a legjobban szeretsz csinálni.

  1. Hagyj időt a fontos kapcsolatokra

Minél több időt tölts el azokkal, akiket igazán szeretsz. Függetlenül attól, hogy gyerekek, házastárs vagy partner, szülők, barátok vagy háziállatok, használd ki a hétvége egy részét, hogy együtt legyetek, nevessetek, megöleljétek egymást.

  1. Mozgasd át a tested

A testmozgás nemcsak erősíti és pihenteti a testedet, hanem az elmédet is felfrissíti. Természetesen nem csak hétvégén gyakorolhatod a testmozgást, de nem árt néha egy olyan edzés, amikor nem kell rohannod a munkába. Szaunázz, pihenj, használd ki az értékes idődet.

  1. Húzd ki a tápkábelt

Határozz meg egy időtartamot "képernyő szombatként", és kapcsold ki az összes technikai kütyüd képernyőjét és az internetet - telefon, laptop, tablet, TV. Egy technikamentes nap bevezetése lehet, hogy eleinte nehéz lesz, de megéri az erőfeszítést.

  1. Csatlakozz a művészethez.

Mikor voltál utoljára koncerten, színházban, zenei fesztiválon vagy néztél meg egy múzeumi kiállítást? A művészet ösztönzi a képzeletet és megújítja az energiát.

  1. Meditálj

 A meditáció csökkentheti a magas vérnyomást, csökkenti a feszültséget, növeli a termelékenységet, a kreativitást. Ez a tevékenység lecsillapítja, pihenteti az elmét és a teste, mely a következő időszakokban biztos meghozza hatását.

  1. Vegyél kezedbe egy könyvet

Akár információt akarsz szerezni, akár egy másik világba menekülni, tölts el egy kis időt egy könyv társaságában. Olvass, hagyd, hogy feltöltsenek a könyvek.

  1. Merj lustálkodni

Sokan közülünk nem pihenünk eleget hétköznap. össze-vissza alszunk, semmi rendszer nincs az életünkben, mely egy idő után megbosszulja magát.

  1. Tanulj valami újat

A tanulás nemcsak új ismereteket nyújt, de javíthatja önbizalmad is. Keress egy olyan témát, amely érdekel, egy olyan készség, amelyet fejleszteni szeretnél, vagy egy olyan területet, amelyet mélyebben kívánsz felfedezni. Készítsd el saját tanulási tervedet, jelentkezhetsz például egy minitanfolyamra.

  1. Taníts

Keresd meg a módját, hogy megoszd tudásod másokkal, akár önkéntesként, mentorként vagy edzőként.

+1. Tervezd meg a jövő hetet

Szakíts néhány percet a következő hét megtervezésére és felkészülésre, hogy hétfőn már ne kelljen ezzel kezdeni.

 

Konklúzió: az idő értékes erőforrás, és biztos lehetsz benne, hogy a hétvégi énidővel jó befektetéseket végzel.sikeres_vezeto.jpg

Szólj hozzá!

Home office – mert erre halad a világ

2018. január 23. 12:49 - Hamvai Mária

untitled1.jpg

Bár a munkaadók nagy része még mindig idegenkedik a Home office gondolatától, azonban be kell lássuk ez a fajta foglalkoztatási forma egyre menőbb és kifizetődőbb. Miért is?

 

Egy otthonról dolgozó ember

  1. Nem tölt időt ingázással - mely a munkáltatónak és a munkavállalónak is fontos szempont lehet.

Az ingázás kiváltása hatalmas morálfokozó és időmegtakarítás is egyben. Az emberek kevesebb pénzt és időt töltenek a tömegközlekedés területén vagy az autójukban a dugóban.

  1. Termelékenyebbek és hatékonyabbak lesznek.

Egy Stanford-tanulmány megállapította, hogy az otthon dolgozók 13 százalékkal produktívabbak és hatékonyabbak a munkahelyi, irodában dolgozó kollégáikhoz képest.

  1. Boldoggá tesz.

Napjainkban úgy tűnik, hogy mindenki a munka és a magánélet közötti egyensúlyról beszél. Nincs jobb módja a munkavállalók munka-magánéletének javítására, mint az otthoni munkavégzés. (Ezt én is bizton állíthatom!)

  1. Könnyebb, mint valaha.

Internettel bármikor és bárhol kapcsolatban lehettek. Az otthonról való munka koncepciója 20 évvel ezelőtt szokatlannak tűnhetett, de ez a 21. század. Emlékeztek még az Hálózat csapdájában című Sandra Bullock filmre? Szerencsére ott még nem tartunk!

  1. Nem kell fizetned az irodahelyiségért.

Nem kell, hiszen a munkavállaló munkahelye általában a saját lakása. Azért pedig csak nem fizetünk bérleti díjat.

  1. Nem kell mindenféle irodafelszerelést vásárolnod, vagy fizetned az internetért, esetleg a telefonszámlát.

Ez a pont kifejezetten a virtuális asszisztensekre vonatkozik, ő a saját eszközeivel dolgozik természetesen.

  1. Felveheted a legjobbakat, függetlenül attól, hol vannak, hol élnek.

Léteznek szakmai szervezetek, szabadúszókat összefogó rendszerek, melyek akár előszűrést adva képesek a legjobbat megtalálni számodra.

  1. Növeli az munkavállalók hűségét.

Azáltal, hogy a lehetőséget biztosítasz az otthoni munkavégzésre a munkavállalóknak, az bizonyítottan lojálisabb lesz a cégedhez.

  1. Kevesebb betegnapot vesznek igénybe.

Az enyhén beteg dolgozók a legtöbb esetben továbbra is végezhetik a munkájukat.                                                                                 Mi az előnye még? Nem fertőz tovább.

  1. Nem fogják folyamatosan érezni a nyaralás szükségességét.

Az otthoni munkavégzés „szünet” érzését kelti, még akkor is, ha az embereid még mindig dolgoznak. Feltöltődnek és több időt töltenek családjukkal, így biztosan nem akarnak kéthetes vakációra menni a Bahamákra.

Az otthoni munkavégzés egyik legegyszerűbb módja a virtuális asszisztensi (VA) munka. Nem véletlenül. Vagy meg is fordíthatnám ezt a mondatot: a virtuális asszisztensi munka egy otthonról végezhető tevékenység. A virtuális asszisztensek olyan képzett, többnyire otthonról dolgozó szakemberek, akik szerteágazó támogatást nyújtanak a vállalatoknak, a vállalkozásoknak és a vállalkozóknak. A virtuális asszisztensek sokféle feladatot látnak el, mely függ a háttérképzéstől, tapasztalattól és készségektől.

Íme, néhány általános feladat, amelyet a virtuális asszisztensek elvégeznek, teendőidet kiválthatják:

  • Telefonhívások kezdeményezése, fogadása
  • E-mailes levelezés
  • Internetes kutatás, gyüjtés
  • Adatbevitel
  • Találkozók ütemezése
  • Szerkesztés
  • Írás
  • Számlák előkészítése
  • Értékesítés
  • Blogkezelés
  • Korrektúrázás
  • Projektmenedzsment
  • Grafikai tervezés
  • Technikai segítség
  • Vevőszolgálat
  • Eseménytervezés
  • Social media menedzsment

Egy próbát megér…

 

www.virtualis-asszisztencia.hu

Szólj hozzá!