Virtuális asszisztens - VA

Milyen a jó virtuális asszisztens?

2018. január 11. 13:57 - Hamvai Mária

Miről ismerszik meg egy jó asszisztens? Szerencsére az emberek nagy része már nem sztereotípiákban gondolkodik, és nem a térd és a kávé szavak jutnak az eszükbe a titkárnő szó hallatán , hanem egy valódi segítő jobb kéz  alakja bontakozik ki a 21. század munkavállalói ködében.

Az csak hab a tortán, hogy asszisztensből már virtuális is létezik.

De milyen egy jó asszisztens?

Alapvető tulajdonsága  a megbízhatóság, a jó kommunikációs készség, hatékony időbeosztásra való képesség, hatékony munkavégzés és még sorolhatnánk, melyek egy virtuális asszisztensre éppúgy jellemzőnek kell , hogy legyenek. 

Lássuk  csak az előbb felsorolt, pár tulajdonságokat kicsit részletesebben.

Megbízhatóság

Elképzelhetetlen veszteséget tud okozni egy megbízhatatlan asszisztens vagy VA (virtuális asszisztens rövidítése), aki egyszer csak eltűnik. Nem fogadja a hívásokat vagy e-maileket, és úgy általában elrontja az egész rendszer működését. A professzionalizmus a legfontosabb ebben az iparágban, így ha egy ügyfél felhívja, akkor visszahívja őt, ha kap egy e-mailt, válaszol! Nem kell azonnal, de mihamarabb de legkésőbb ugyanazon a napon! A megfelelő Virtuális asszisztens kiválasztásánál fontos referenciákat kérni előző kliensektől, de a hosszabb, személyes elbeszélgetés is fényt deríthet néhány alaptulajdonságra.

Jó kommunikációs készség

Az első pontból kiindulva tudnod kell, hogy működik hatékonyan egy asszisztens munkája, milyen információkra van szükség a munkavégzéshez. Kérdések és válaszok feltétele, megadása, a pontos és egyértelmű kommunikáció alapja. Itt természetesen nem arról van szó, hogy valaki Szókrateszként szónokoljon, de az alapvető illemszabályoknál (kérem, köszönöm, jó napot ) mindenképpen bőven tudjon többet.

Time management

Bár a kutatások azt mondják, hogy jobb, ha csak egy dologra összpontosítunk, de az élet mindig felülírja ezeket a mondásokat, hiszen, aki vállalkozik , sosem teheti meg, hogy csak egy feladatra összpontosít. Vagy ritka, mint a fehér holló. Egy virtuális asszisztens figyelme azonban elsősorban az ügyfélé. Érte, az ő sikeréért is dolgozik. Ezért nagyon fontos számára is, hogy megkönnyítse a mindennapokat, például a time management módszerével.

Feladatok és az idő hatékony beosztása, naptár használata, eltérő fontosságú feladatok különböző színnel való jelölése. Ha megismeri a szokásokat , hatékonyan tudja beosztani a passzív és az aktív szakaszokat - és a többi trükk, melyekkel egy tapasztalt  asszisztens rendelkezik.

Hatékonyság

Azt mondják, ha egy VA nem tud megoldani egy feladatot, akkor nem jól dolgozik. (na jó ez egy kicsit túlzás) Technikai kérdések merülnek fel, melyek könnyen megoldhatók egy kis utánajárással? Egy asszisztens nem Yoda, de fejlődik, utánanéz, olvas, és a „GUGLI” is nagyon jó barátja.

Mit gondolnak a vállalkozók, ügyfelek, partnerek?

Megkérdeztem pár vállalkozó partnerünket, hogy mely tulajdonságokat tartotta fontosnak a virtuális asszisztens kiválasztásánál:

  1. Jó kommunikátor
  2. Rugalmas
  3. Megbízható / következetes
  4. Sokoldalú / alkalmazkodó
  5. Magabiztos
  6. Találékony
  7. Szervezett
  8. Megértő / empatikus / toleráns /
  9. Megbízható / becsületes
  10. Szakmailag felkészült
  11. Elérhető
  12. Problémamegoldó
  13. Önmotivált
  14. Proaktív

Következtetés:

Egy virtuális asszisztensre nem lehet egy cég vezetését átruházni, DE: egy jó asszisztens szívvel lélekkel dolgozik ügyfele sikeréért, saját eszközeivel segít abban, hogy a vállalkozás adminisztrációs oldala mindenképpen flottul működjön.

45.jpg

Szólj hozzá!

Tudom, hogy nehéz a kiszervezés.

2017. november 09. 13:11 - Hamvai Mária

Hidd el, saját tapasztalatból tudom!

Először rá kell jönnöd, hogy delegálnod kell a feladataidból, majd rá kell érezned és bele kell jönnöd. 

A legtöbb vállalkozó kicsiben kezdi, nem mindenkinek adatik meg rögtön, hogy egy jól menő, 35 fős cég tulajdonosa legyen. Ami nem baj, sőt! Amit magadnak építesz fel a semmiből, vagy majdnem a semmiből, az hatalmas tartást ad. Figyelni, ahogy napról-napra, hónapról-hónapra fejlődik a céged fantasztikus érzés. Természetesen nehézségek mindig adódnak, de erre majd később visszatérek. 

Ha minden jól megy elkezd menni, majd futni a szekér (hogy ez mennyi idő alatt történik meg, azt persze nem tudom, és nem is sikerül mindenkinek). Egyre több a feladatod. Egyre többet dolgozol, akár napi 14-16 órát (ismerek olyat aki többet is), de szívesen csinálod, mert végre látszik az eredmény és ki oldaná-csinálná meg ilyen jól a feladatokat mint te. HÁT SENKI! HURRÁ!

Egyszer csak azon veszed észre magad, hogy nem tudsz az összes e-mailre válaszolni, állandóan késel (pedig utálsz késni), nem készülnek el az árajánlatok a megígért időben, esetleg találkozókat is elfelejtesz.Késő este, ha beesel az ágyadba (persze hulla fáradtan), nehezen alszol el mert az agyad tovább kattog a holnapon, a holnapi teendőkön. 

Aztán eljön az idő (1-2 vagy akár 10 év múlva), amikor eszedbe jut, hogy ezer éve nem ittál egy sört/bort/limonádét/koktélt a barátaiddal. (a megfelelő behelyettesítendő), hogy nem voltál - mert nem volt se időd, se energiád - horgászni/edzeni/hegyet mászni/búvárkodni pedig úgy imádod és az kikapcsol. A családodat meg ne is említsük. Csak fényképről látnak. Elfelejtetted a párod névnapját/szülinapját vagy mindkettőt, a gyerekeiddel sem legoztál/babáztál/fociztál már régóta.

Valami hasonlón mentem keresztül én is.

Na most van itt az ideje a kiszervezésnek, de erre magadtól, neked kell rájönnöd.

Mérlegelj! Mi a fontos? Naná, hogy a legfontosabb az egészséged, a családod, és a hobbid. Közhely tudom, de mégis igaz! És azt is tudom, hogy dolgoznod kell, és mindenre figyelned, de az is fontos hogy megtaláld az egyensúlyt. Meg is lehet találni!

Kicsiben kezd - vegyél fel alkalmazottat akár részmunkaidőben, alkalmazz virtuális asszisztenst - azokkal a feladatokkal, amiket szerinted nem lehet "elrontani", könnyen korrigálhatóak, vagy kontroll alatt tarthatóak. Ne feledd, nem a gyeplőt engeded ki a kezeid közül, csak megosztod a feladatokat. 

Aztán ha bevált, emeld a tétet a saját tempód szerint. Építs magad köré csapatot, olyanokat alkalmazz akik profik a maguk területén. Otthon a fürdőszobád burkolásának sem állsz neki saját magad, szakembert keresel.

Csak elkezdeni nehéz, aztán belejössz. Hajrá!

kiszervezes.jpg

Kövess a blogon ha tetszett!

 

Szólj hozzá!

Elözmények

2017. október 09. 12:40 - Hamvai Mária

Hónapok óta készülök a blog írásra. Sokat olvastam róla, még könyvet is vettem (mondjuk ez nem jelenti azt, hogy írni is tudok, még azt sem tudom szeretek-e írni egyáltalán). Mindenesetre itt a vége a halogatásnak :) !

Két dologban azonban biztos vagyok:

1. Nem szeretnék szárazon, és unalmasan írni. 

2 .Mindenki által érthetően fogalmazok. - Nemrégiben egy munkámmal, megbízással kapcsolatban olvasgattam egy törvényt. Egy egyszerű kérdésre szerettem volna válasz kapni. Hát nem sikerült! 2 embert is fel kellet hívnom, hogy értelmezni tudjam az olvasottakat.

Gyere, tarts velem, ha szeretnéd megismerni munkámat a virtuális asszisztenciát, a vállalkozói létet és engem (a személyes részeket úgy sem tudnám kihagyni).                                                                                         

Hamvai Mária Mariann

Virtuális asszisztenskepatmeretezes_hu_fgp4241marretus_1.jpg

Szólj hozzá!

VA azaz virtuális asszisztencia

2017. október 03. 15:54 - Hamvai Mária

Körbenéztem a neten virtuális asszisztencia ügyben, de semmi olyat nem találtam ami valóban új és érdekes lehet a témában és részletesen írna erről a szakmáról.

Így kezdődött körülbelül 3 évvel ezelőtt az első blogbejegyzésem az akkori weboldalamon. (igen, akkor kezdtem ezt a pályát)

Most 2017 vége felé, nagyot változott a világ. Találtam jó cikkeket, irományokat is a témában. Egyre jobban ismerik Magyarországon is a Virtuális asszisztenciát, és egyre jobban terjed a Virtuális asszisztens alkalmazása (azért még van mit fejlődni a nyugathoz képest, de elindult valami).

Mindenesetre (kicsit frissítve) nem hagyhatom ki én sem a Virtuális asszisztencia rövid bemutatását!

Szóval van egy titkárnőd, asszisztensed (ki hogyan hívja), aki mindig elérhető, de nincs minden pillanatban, fizikai valójában veled vagy az irodádban,  - amióta van internet, rengeteg program, szoftver és applikáció majdnem minden megoldható távmunkában, home office-ban.(csak gondolj bele)

Minden csak megbeszélés és szerződés kérdése!

A virtuális asszisztenst nem kell mindennap alkalmaznod, lehet heti 1-2 alkalommal pár órára, vagy ha bejön egy nagyobb projekted, akkor csak arra az időre. Velünk például megbeszélheted a személyes jelenlétet is (persze nem állandóra, mert akkor miért vagyunk virtuálisak), elmegyünk a könyvelődhöz, az Önkormányzathoz parkolási engedélyért, vagy ha prominens vendégeid érkeznek a kávéfőzést is vállaljuk. (tudtad, hogy felpozíciónálja a cégedet ha megengedhetsz magadnak egy asszisztenst)

A virtuális asszisztenseddel tarthatod a kapcsolatot telefonon, e-mailen, Viber-en, Messengeren és még rengeteg formában.

Az online asszisztens miatt nem kell irodát bérelned! - nincs iroda, iróasztal, számítógép, szkenner, vezetékes telefon, internet meg még egy csomó dolog ami egy "normális" irodába kellene. (kávé, kávéfőző, hűtőszekrény- mert az alkalmazott is ember eszik, iszik)

Miért is?

A Virtuális asszisztens otthonról, a saját irodájából, a saját eszközeivel dolgozik (egyéni vállalkozó, Bt. vagy Kft. formában és saját maga fizeti a járulékait, költségeit), nem az alkalmazottad, de munkakapcsolatban, partneri viszonyban vagytok általában megbízási szerződéssel.

Itt álljunk meg egy kicsit és számoljunk!

- saját alkalmazott, asszisztens fizetése-munkabére nettó: 120.000 Ft - 300.000 Ft

- irodát bérelsz, ami nyilván sok mindentől függ, de 80 -90.000 Ft-tól kezdődnek a kis lyukak, rossz helyen, rossz megközelíthetőséggel. (legalábbis Budapesten)

- irodát berendezed  - határ a csillagos ég

Ez eddig rengeteg költség amit nem kell kifizetned (főleg ha nincs is szükséged teljes munkaidős segítségre), csak egy kicsit másként, újszerűen kell gondolkodnod. (persze, ha már van egy menő irodád, tudsz foglalkoztatni egy asszisztenst főállásban,,vagy netán nyertél a lottón, akkor bocs ez az iromány nem neked szólt)

.... és még valami!

Statisztikák is bizonyítják, hogy egy "külsős" motiváltabb - lojálisabb, rugalmasabb a munkaadójához mivel teljesítményhez kötött a javadalmazása. Valamint tisztább képet kaphatsz tőle a vállalkozásodról, mert külsősként, kívülről másként látja a cégedet.

 Most már tudod az alapokat!technology-792180_1280.jpg

 Oszd meg ha tetszett, vagy kövesd a blogom! 

 

 

Szólj hozzá!