„Delegálás: megbízás, felhatalmazás, meghatalmazás, saját felelősségkörbe tartozó feladat kiadása másnak”
Régen több ismerős vállalkozó barátom azt gondolta, hogy csak a nagyvállalatok menő vezérigazgatói tehetik meg, hogy asszisztenseket tartva, őket busásan megfizetve, rájuk bízzák apró-cseprő dolgaikat, szervezési és személyes teendőiket. Ennyire gyakorlatiatlanok lennének, hogy nem képesek maguknak egy épkézláb naptárbeosztást, vagy akár egy e-mail mapparendszert kialakítani? -elmélkedtek egy-egy munkanap utáni közös találkozón. Azonban, ahogy a vállalkozásaik növekedtek, ők is rájöttek, hogy a feladatok delegálása nem luxus, hanem szükségszerűség. Fejlődésük és növekedési esélyük lételeme.
Az e-mailek és megbeszélések számának növekedésével egyre több időt töltenek a vezetők az íróasztal mögött, ahelyett, hogy vagy a termelésre, esetleges más feladataikra, vagy éppen a leendő vevőkkel történő kapcsolattartásra koncentrálnának. Így egy idő után, nem hoznak sok értéket a cégnek vagy ügyfeleiknek, nem tud a cég tovább fejlődni, azaz STAGNÁL. Egy reálisan gondolkodó vezető bizonyos idő után arra a következtetésre kell hogy jusson, hogy kapacitása a cég növekedésének egyik fő szűk keresztmetszete, el kell kezdenie időt fordítani olyan dolgokra, melyek racionalizálnak egy vállalkozást. Jelen esetben például a felesleges feladatok delegálása egy asszisztens számára.
Miért hasznos egy virtuális asszisztensnek delegálni a feladatokat? Említsünk meg pár példát, miket érdemes leosztani:
- E-mail-ek olvasása és rendszerezése
Az asszisztensed naponta párszor bejelentkezik az e-mail rendszeredbe, hogy válaszoljon az értekezlet-összehívásokra, rangsorolja és jelezze a beérkező leveleket, amelyekre szükség van, és törölje a feleslegeseket.
Először lehet, hogy idegesnek érzed magad, hogy ilyen hatalmat adsz valakinek, de egy idő után rá fogsz jönni, nem érted hogyan tudtál élni nélküle.
- Ha a Gmailt és a Google Apps-t használod, akkor hozzáférést biztosítasz a virtuális asszisztensednek a Beállítások menün keresztül anélkül, hogy megadnád a Google-jelszavadat.
- Olyan mappákat hozhat létre, amelyeket közösen meghatározott címkékkel lát el, mellyel jelzi, melyekre kell figyelmet fordítanod - ezután csak ezekre a mappákra kell összpontosítanod.
A McKinsey & Co. tanácsadó cég közelmúltban megjelent felmérése szerint a mai „menő vezetők” idejük átlagosan 38%-át töltik levelezésük kezelésével. A kisvállalkozóknál ez az arány még rosszabb. Miért kell ezzel foglalkoznia egy felelős beosztásban lévő vezetőnek?
A megoldás tényleg egyszerű: ha egy virtuális asszisztens segítségét kéred, akkor pontosan és egyszerűen be lehet állítani a jogosultságokat, fel lehet állítani a szabályokat.
Például:
- Válasz
- Töröl
- Archív
Egyszerű mappák, melyek kezelése megkönnyíti az életedet. Gyors, hatékony üzenetkezelés, mely a naponta bejövő 200 e-mail számát lecsökkenti, a nap folyamán maximum 30 fontos és kezelendő levélre. Hát nem megéri?
- Naptár kezelése
A technológia fejlődésének köszönhetően már nem egy elvetemült fantasy-forgatókönyvíró szüleménye, egy tőlünk akár pár száz kilométerre élő VA foglalkoztatása.
A virtuális asszisztensek több, különböző platformot használnak ügyfeleik projektjének és kommunikációjának kezelésére. Szó szerint több száz olyan feladat és projekt létezik, amelyet hatékonyan delegálhatsz egy virtuális asszisztens számára. Ilyen például a naptárkezelés is.
Miből áll ez?
Mivel az asszisztens kezeli a naptárodat, ez lecsökkenti a bíbelődést az időpontokkal, de arra is kényszeríthet, hogy sokkal fegyelmezettebb legyél abban, hogy beoszd az idődet.
Egy asszisztens sokkal reálisabban látja a teendőket. Írd össze a "naptári szabályokat", amelyeket be kell tartania. Ha ezeket a szabályokat dokumentáljátok, az megakadályozza, hogy semmibe vegye megbeszélt utasításokat.
Például:
o Állítson be neked 30 perces szünetet minden 3 órában
o Győződjön meg róla, hogy a helyszínre való utazásra elegendő időt hagyott e
o Tegye fel az összes kulcsfontosságú kapcsolattartó személy telefonszámát az összes helyszínen kívüli találkozó eseményéhez
o Ne legyenek találkozók 09:00 előtt
A delegálásról szóló cikk következő része megjelenik 2 hét múlva. Gyere vissza és olvasd el!
